探析如何加强学校档案管理

  探析如何加强学校档案管理

  覃梅

  (广西梧州财经学校,广西 梧州 543000)

  【摘要】学校档案是学校发展轨迹的体现,是学校通过各种评估不可缺少的重要成分之一,它对学校发展具有重要的作用。本文通过分析学校档案管理现状,从加强领导的重视,树立和增强广大师生的档案意识;建立健全学校档案管理规章制度,配备高素质的专业管理人员;抓好收集;加强学校档案管理的信息化建设五方面对加强学校档案管理进行简单阐述。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词学校;档案;管理;发展

  1学校档案的含义及作用

  档案是社会组织或个人活动中直接形成的具有清晰确定的原始记录作用的固化信息,是事实、知识和经验的记录,是历史的真实凭证。学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,是学校直接记述和反映学校活动、保存备查各种学校文件材料的总称。档案既可以体现学校发展的轨迹,也是当下学校各项评估工作的重要内容。

  加强学校的档案管理工作不仅是对学校日常工作开展的必须,也是提高学校工作效率和进行教育教学改革的重要基础和必要条件,对促进学校向前发展具有重要的作用。

  2学校档案管理现状分析

  2.1档案管理意识淡薄

  大部分学校的领导、教职工对人们对档案工作意识不强,认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性,认为学校不是什么政府职能部门,档案管理没必要也不可能要求得那么严格,只要应付了事就好。

  2.2档案分散管理,缺乏科学而系统的归档

  在学校工作中,行政管理、教学管理、学生管理、后勤管理等部门都有各自的管理特点,各部门的档案记录方法也不尽相同,不同部门为方便自己的工作各自管理自己的档案,不会主动把有关资料交给档案管理人员归档,这就形成了档案资料收集不全,更难以做到科学而系统的归档。

  2.3档案管理人员配备不足,存在得过且过应付了事的思想

  由于学校总体编制较紧,加之领导不够重视,认为重在教学质量,往往在档案管理人员的配备上大打折扣,大部分学校的档案管理人员都是兼职人员。由于从事档案管理工作的人员由于忙于应付其他教学工作,且缺乏系统培训,对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握,很难使档案工作走上规范化。

  2.4档案管理方法陈旧落后

  目前就我市各中小学、职业学校来看绝大部分学校档案管理仍采用传统的低效的手工方式,未采用计算机系统管理。极个别学校虽然采用计算机系统管理,但也由于人力、经费投入不足系统未能及时换代升级,未能达到真正意义上的信息化自动化。

  3加强学校档案管理,促进学校向前发展

  3.1加强领导的重视,树立和增强广大师生的档案意识

  提高和增强学校全体人员对档案工作重要性的认识,是搞好学校档案工作的先决条件。要树立和增强全体教职工的档案意识首先是领导的重视到位,俗话说“工作好不好,关键看领导”只有领导充分认识到档案管理工作对学校教学、管理工作的重要性,才会重视学校的档案管理工作。与此同时积极开展各种形式的档案法规和档案知识的学习、宣传,使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义,提高师生员工的档案意识,从而树立增强广大师生的档案意识。

  3.2建立健全学校档案管理规章制度,使管理规范化、科学化

  任何管理都要根据一定的章法、原则进行,档案管理也不例外。建立健全学校档案管理的规章制度,是管理规范化、科学化的依据。要使学校档案管理工作走上依法管理的轨道,必须建立健全学校档案管理的规章制度,如:《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度,形成档案管理体系机制,同时把档案管理工作任务的检查考核纳入目标管理责任制中,强调各部门档案责任,增加档案的归档率,减少档案的丢失、损失率,积极推进学校档案管理工作发展。

  3.3 加强学校档案的管理,就必须配备一支高素质的专业管理队伍

  档案管理人员的稳定与否及专业素质的高低,直接影响学校档案管理工作的质量高低。学校应该配备思想素质高、工作责任心强、精通业务的专业管理人员。为应对知识的更新,提高档案人员自身业务素质,学校应注重增加智力投资,积极派送档案人员参加档案专业知识理论、现代化管理知识和先进技术设备的操作技能等的培训学习,通过知识更新,技能学习,提高学校档案的管理水平,使得档案管理真真切切的在学校教学改革、教学发展中起到应有的作用。

  3.4抓好收集,丰富和充实档案馆藏

  档案的收集工作是把分散保存在各部门及个人手中和散失在其他地方的档案,有组织、有秩序的分别集中,以实现档案集中统一管理的业务活动,是档案管理工作中的一项基础性工作。它直接关系到学校档案的齐全完整的程度。要把学校分散在各个科室、部门及个人的档案资料有效的集中起来,一方面要通过制度的形式获得各个科室、各位教职工积极配合和支持,让他们能够主动的上交有价值的资料和数据;另一方面档案管理人员还要主动的上门服务,跟踪收集,并适时的进行检查和指导。最大限度的防止档案材料的流失,尽可能的丰富和充实档案馆藏,以满足学校发展利用档案的需要。

  3.5加大经费的投入,加强学校档案管理的信息化建设

  档案管理现代化的主要内容和核心,就是计算机技术的应用,即档案的计算机管理。使用档案计算机管理系统不但能有效地提高档案管理效率和质量,使档案工作从落后的手工操作走向并跟上跟上办公自动化步伐,且还能将管理档案信息根据需要及时提供给学校各个部门、人员提供查阅便利,提高使用利用率。因此学校应该加大经费投入,积极购置档案的计算机管理系统,及时的对系统进行换代更新,让学校的档案管理工作真正实现质的飞跃,让档案管理工作在学校的发展中真正体现其重要作用。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献

  [1]冯惠玲,张缉哲,主编.档案学概论[M].中国人民大学出版社,2001.

  [2]姜之茂,主编.档案人员岗位培训教程[M].中国档案出版社,2002,3.

  [责任编辑:曹明明]

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